Ilmoituskanava
Tämä tietosuojaseloste kuvaa muun muassa rekisterin sisältämät henkilötiedot, henkilötietojen käsittelyperusteet ja rekisteröityjen oikeudet.
Viimeksi muokattu 26.11.2021 klo 13:53.
Rekisterinpitäjä
Consti Oyj
Valimotie 16, 00380 Helsinki
MITKÄ OVAT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYPERUSTEET JA KÄYTTÖTARKOITUKSET?
Whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpito perustuu lakiin, jolla pannaan täytäntöön ilmoittajien suojeludirektiivi 2019/1937 (”ilmoittajansuojelulaki”).
Ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että Consti-yhtiöissä noudatetaan sen päätöksenteko- ja valvontajärjestelmään liittyviä sääntöjä, eettisiä ohjeita ja ilmoittajansuojalain 2§:ssä tarkoitettua lainsäädäntöä koskien mm. kuluttajansuojaa, julkisia hankintoja, kilpailuoikeutta, yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa, verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuutta, tuoteturvallisuutta, ympäristönsuojelua ja lahjonnan ehkäisemistä.
Ilmoituskanavaan tulevien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (ilmoittajansuojelulaki) ja Constin oikeutettuun etuun huolehtia toimintansa lainmukaisuudesta ja eettisesti kestävästä tavasta toimia.
Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme tietoja?
Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Consti yhtiöiden sisäisistä lähteistä, kuten asiaan liittyviltä työntekijöiltä ja IT-järjestelmistä.
Ilmoituksen voi tehdä anonyymisti. Ilmoituksen tekijä voi kuitenkin olla tunnistettavissa ilmoituksen luonteesta ja kohteesta johtuen tai iloitukseen sisältyvien tietojen perusteella. Ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja riippuen ilmoituksen aiheesta, tyypistä ja ilmoittajan ilmoituksen sisällön kannalta merkityksellisiksi kokemista seikoista. Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja ilmoittajasta, ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista:
- Lain tai Constin eettisen ohjeistuksen vastaiseen toimintaan liittyvät tiedot mukaan lukien paikka ja aika
- Todistajien tai asiaan muuten liittyvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot, toiminta ilmoituksen kohteena olevassa asiassa
Ilmoituskanava on kaikkien Consti yhtiöiden työntekijöiden, ja yhtiöiden lukuun työskentelevien vuokratyöntekijöiden käytössä.
Henkilötietojen vastaanottajat ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelystä vastaa Constin Whistleblowing-tiimi, joka koostuu henkilöstöjohtajasta, talousjohtajasta ja lakiasiainjohtajasta. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua hyvin rajattu määrä muita henkilöitä, kuten ilmoitusten käsittelyyn osallistuvat juridiset neuvonantajat, Constin valtuuttamat asiantuntijat ja sisäiseen tarkastukseen osallistuvat henkilöt.
Rekisterin sisältämää henkilötietoa ei luovuteta ulkopuolisille paitsi mikäli asia joudutaan siirtämään viranomaistutkintaan väärinkäytöksen tai lainsäädännön rikkomiseen liittyvän tutkinnan toimeenpanoa varten tai mikäli ilmoitukseen liittyy tietoa, jonka perusteella on aihetta epäillä rikosta.
Sellaisissakin tilanteissa, joissa ilmoituksen tekijän henkilöllisyys on Whistleblowing-tiimin tiedossa, tietoa ilmoittajan henkilöllisyydestä ei ilman ilmoittajan nimenomaista suostumusta ilmaista tiimin ulkopuolisille. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan kuitenkin ilmaista, jos tiedon ilmaiseminen on tarpeellista ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetun ilmoituksen käsittelemiseksi ulkoisessa ilmoituskanavassa, poliisille tehtävää rikosilmoitusta varten, poliisin toteuttamaa esitutkintaa tai tuomioistuimen käsittelyä varten. Yhtiön tulee tällaisessa tapauksessa kertoa ilmoituksen tekijälle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, ellei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.Sellaisissakin tilanteissa, joissa ilmoituksen tekijän henkilöllisyys on Whistleblowing-tiimin tiedossa, tietoa ilmoittajan henkilöllisyydestä ei ilman ilmoittajan nimenomaista suostumusta ilmaista tiimin ulkopuolisille. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan kuitenkin ilmaista, jos tiedon ilmaiseminen on tarpeellista ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetun ilmoituksen käsittelemiseksi ulkoisessa ilmoituskanavassa, poliisille tehtävää rikosilmoitusta varten, poliisin toteuttamaa esitutkintaa tai tuomioistuimen käsittelyä varten. Yhtiön tulee tällaisessa tapauksessa kertoa ilmoituksen tekijälle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, ellei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.
Ilmoituskanavana käytetään Keskuskauppakamarin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Keskuskauppakamarilla ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin.
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Consti käsittelee hallussaan olevia henkilötietoja luottamuksellisesti ja ilmoitusten käsittelyyn osallistuvia henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Ilmoituskanavan sisältämiä henkilötietoja käsittelevät vain erittäin rajattu määrä henkilöitä, joiden toimenkuva sitä edellyttää. Tietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia. Käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan, kun käyttäjä ei niitä enää tarvitse.
Keskuskauppakamarin tarjoamassa palvelussa ilmoitukset on salattu ja ne näkyvät selkokielisinä vain ilmoituksen tekijälle sekä Whistleblowing-tiimille. Keskuskauppakamari ei voi purkaa salausta edes Constin pyynnöstä. Tiedonsiirto Constin ja Keskuskauppakamarin välillä salataan SSL (Secure Socket Layer) -teknologialla tai muulla yleisesti tietoturvalliseksi luokitellulla ratkaisulla.
Ilmoituksiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi on tarpeellista. Tiedot poistetaan pääsääntöisesti kahden vuoden kuluttua ilmoituksen tekemisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua tai poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Tietojen tarkastusoikeus ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa pyynnön toteuttaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tarkastusoikeuden soveltumista Whistleblowing-kanavassa käsiteltävään tietoon arvioidaan tapauskohtaisesti.
Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietoihinsa kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).
Keneen voin olla yhteydessä tietosuojaa koskien?
Kaikki tätä henkilörekisteriä tai tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot tulisi tehdä kirjallisesti seuraavalle henkilölle postitse tai sähköpostiosoitteeseen.
Tomi Tutti
Valimotie 16, 00380 Helsinki